Pirmoji įmonės importo siunta dažniausiai sulaukia daug dėmesio. Tikrinami dokumentai, derinamas transportas, klausiama, kokių duomenų reikės ir kiek užtruks muitinės procedūros. Po keliolikos siuntų atsiranda rutina, tačiau kartu išauga ir kita rizika – pradėti manyti, kad kiekvienas kitas krovinys automatiškai bus toks pat. Muitinės tarpininkai tokioje situacijoje tampa ne vien pagalba pateikiant deklaracijas, bet ir svarbia grandimi tarp įmonės turimų prekių duomenų, dokumentų bei realiai vykstančio importo ar eksporto. https://www.arijus.lt/paslaugos/muitines-tarpininkai
Muitinės tarpininkai ypač reikalingi tada, kai didėjant prekybos apimtims kartu daugėja tiekėjų, prekių kodų ir skirtingų sandorių. Vieną konteinerį su keliomis produktų pozicijomis administruoti gana paprasta. Visai kita situacija susidaro, kai per mėnesį atvyksta keliolika krovinių iš skirtingų šalių, o asortimente yra šimtai prekių. Tokiu atveju muitinės procesas priklauso ne tik nuo vieno specialisto darbo, bet ir nuo to, kaip pati įmonė valdo informaciją.
Augant importui, didžiausia problema gali tapti ne kroviniai, o duomenys
Fizinis prekių judėjimas paprastai matomas aiškiai. Įmonė žino, kad konteineris išplaukė, lėktuvas nusileido ar sunkvežimis artėja prie terminalo. Kur kas mažiau pastebimas informacijos judėjimas. Sąskaitos, prekių aprašymai, kilmės duomenys ir kita reikalinga informacija gali būti išskaidyta tarp pirkimų vadybininko, tiekėjo, buhalterijos ir logistikos partnerių.
Kol siuntų nedaug, darbuotojai dažnai susitvarko elektroniniais laiškais. Vienas žmogus suranda seną produkto aprašymą, kitas persiunčia sąskaitą, trečias susisiekia su gamintoju dėl papildomos informacijos. Sistema nėra ideali, bet veikia.
Problema išryškėja didėjant apimtims. Jei kiekvienam kroviniui reikia iš naujo ieškoti tos pačios informacijos, darbuotojai pradeda atlikti daug pasikartojančio darbo. Be to, didėja tikimybė, kad bus panaudota sena dokumento versija arba nebus pastebėtas pasikeitęs produktas.
Todėl reguliariam importuotojui tvarkingi produktų duomenys tampa beveik tokie pat svarbūs kaip pats transporto planavimas.
Vienodas prekės pavadinimas dar nereiškia vienodos prekės
Verslo sistemose produktų pavadinimai dažnai kuriami pardavimui ar vidinei apskaitai, o ne muitinės procedūroms. „LED lempa“, „metalinis laikiklis“ ar „elektronikos modulis“ darbuotojams gali būti visiškai suprantami aprašymai. Tačiau muitiniam klasifikavimui gali prireikti kur kas konkretesnių charakteristikų.
Situacija dar sudėtingesnė, kai tiekėjas atnaujina gaminį, tačiau jo komercinis pavadinimas nesikeičia. Iš pirmo žvilgsnio perkama ta pati prekė, nors jos konstrukcija, sudėtis ar paskirtis jau gali būti kitokia. Automatiškai naudojant senus duomenis galima nepastebėti reikšmingų skirtumų.
Dėl to įmonėms naudinga turėti aiškų procesą naujiems produktams. Prieš pirmą importą surenkami techniniai aprašymai, patikrinama reikalinga informacija ir tik tada prekė tampa įprastos importo rutinos dalimi. Tai šiek tiek daugiau darbo pradžioje, tačiau vėliau jo reikia gerokai mažiau.
Pirkimų skyrius muitinės procesui daro didesnę įtaką, nei gali atrodyti
Muitinės formalumai įmonėje kartais laikomi logistikos skyriaus reikalu. Vis dėlto nemaža dalis būsimo proceso nulemiama dar tada, kai pirkimų vadybininkas derasi su tiekėju.
Būtent pirkimų etape sutariama dėl produkto, kainos, prekybos sąlygų ir dokumentų. Jeigu tiekėjui iš anksto nepaaiškinama, kokios informacijos reikės, logistikos komanda ją pradeda rinkti vėliau. Tada ir atsiranda klasikinė situacija: krovinys jau paruoštas išsiuntimui, tačiau sąskaitoje pateikti aprašymai pernelyg bendri.
Reguliariai dirbant su trečiųjų šalių tiekėjais verta standartizuoti reikalavimus. Nebūtina kurti didžiulio dokumento. Kartais užtenka aiškiai nurodyti, kokia informacija turi būti komercinėje sąskaitoje ir kokius papildomus duomenis tiekėjas turi pateikti konkrečioms prekių grupėms.
Po kelių siuntų patikimi tiekėjai paprastai prie tokios tvarkos pripranta. Su naujais partneriais procesą tenka pradėti iš naujo.
Tarifinis kodas nėra vien buhalterinis laukelis
Prekių tarifinis klasifikavimas gali atrodyti kaip techninė deklaracijos dalis, tačiau jo reikšmė platesnė. Klasifikavimas gali būti susijęs su taikomais muitais ir kitomis konkrečioms prekėms aktualiomis priemonėmis, todėl kodas neturėtų būti parenkamas vien pagal apytikslį produkto pavadinimą.
Patyręs muitinės tarpininkas gali paprašyti papildomos techninės informacijos. Importuotojui tai kartais sukelia nuostabą, ypač jei tiekėjas jau įrašė kažkokį kodą savo dokumentuose. Tačiau skirtingose rinkose naudojama informacija ir tiekėjo pasirinkimai nėra priežastis atsisakyti savo duomenų patikrinimo.
Reguliariai importuojančiai įmonei verta saugoti patvirtintą informaciją apie pasikartojančius produktus ir kartu stebėti, ar patys produktai nesikeičia. Taip sumažėja poreikis kiekvieną mėnesį iš naujo spręsti tą patį klausimą.
Naujas tiekėjas yra ir naujas logistikos procesas
Verslas dažnai keičia tiekėją dėl kainos, kokybės ar gamybos pajėgumų. Pirkimų požiūriu produktas gali beveik nesikeisti, tačiau logistikos ir muitinės procesas prasideda su nauju partneriu.
Vienas gamintojas dokumentus pateikia dar prieš pakrovimą ir greitai atsako į klausimus. Kitas komercinę sąskaitą atsiunčia tik tada, kai krovinys jau išvykęs. Trečias naudoja vidinius prekių pavadinimus, kurių pirkėjas anksčiau nėra matęs.
Todėl pirmąją siuntą iš naujo tiekėjo verta vertinti atsargiau net tada, kai pati prekė įmonei puikiai pažįstama. Ankstesnio partnerio gerai veikiantis dokumentų procesas automatiškai nepersikelia į kitą gamyklą.
Tai viena tų smulkmenų, kurios ypač pasimato verslui pradėjus pirkti iš daugiau šalių. Tiekėjų skaičius auga, o kartu auga ir skirtingų darbo įpročių skaičius.
Kada muitinės formalumai pradeda stabdyti sandėlį?
Sandėlio komanda dažniausiai domisi labai konkrečiu klausimu – kada krovinys galės būti priimtas. Jei prekės skirtos klientų užsakymams ar gamybai, numatyta atvykimo data gali būti įtraukta į darbuotojų ir transporto planus.
Muitinės procedūros tampa problema tada, kai apie jų būklę niekas neturi aiškaus vaizdo. Krovinys fiziškai jau arti, tačiau trūksta dokumento arba reikia papildomos informacijos. Sandėlis planuoja iškrovimą, transporto partneris laukia nurodymų, o pirkimų skyrius tuo metu bando susisiekti su tiekėju.
Tokias situacijas geriausiai mažina ankstyvas pasiruošimas. Jeigu dokumentai muitinės tarpininkui perduodami dar prieš krovinio atvykimą, dalį neaiškumų galima pastebėti tada, kai laikas dar nėra kritinis.
Praktiškai tai dažnai svarbiau už kelias minutes greičiau užpildytą deklaraciją.
Muitinės procesą verta įtraukti į bendrą importo kalendorių
Augančios įmonės gana greitai pradeda planuoti, kada tiekėjas baigs gamybą, kada krovinys išvyks ir kada turėtų pasiekti sandėlį. Muitinės etapas šiame kalendoriuje kartais lieka kaip neapibrėžtas tarpas tarp transporto ir pristatymo.
Toks požiūris veikia tol, kol viskas vyksta sklandžiai. Jei atsiranda papildomų klausimų, suplanuotas pristatymas gali pasislinkti, o kartu keičiasi ir sandėlio bei klientų planai.
Kur kas praktiškiau muitinės formalumus vertinti kaip normalų tiekimo grandinės etapą. Dokumentų pateikimas tarpininkui turi savo terminą, galimi patikslinimai – savo laiką, o galutinis krovinio judėjimas planuojamas atsižvelgiant į visą procesą.
Tai nėra bandymas numatyti kiekvieną galimą situaciją. Tiesiog verslas nepalieka svarbaus etapo paskutinei minutei.
Ar verta rinktis tarpininką pagal mažiausią kainą?
Paslaugos kaina natūraliai yra vienas atrankos kriterijų, ypač kai deklaracijų per metus susidaro daug. Net nedidelis vienos operacijos kainos skirtumas, padaugintas iš kelių šimtų atvejų, tampa pastebimas.
Vis dėlto vien tarifas neparodo, kiek vidinio darbo pareikalaus bendradarbiavimas. Jeigu įmonės darbuotojai nuolat turi priminti apie siuntas, kelis kartus siųsti tuos pačius dokumentus ar patys aiškintis, kurioje stadijoje yra procesas, administracinės išlaidos tiesiog persikelia į įmonės vidų.
Vertinga pasižiūrėti ir į reakcijos laiką, komunikaciją bei gebėjimą dirbti su pasikartojančiais srautais. Reguliariam importuotojui svarbu, kad partneris suprastų jo produktus ir įprastą darbo tvarką.
Mažiausia vienos deklaracijos kaina ir mažiausios bendros proceso sąnaudos nebūtinai yra tas pats.
Nestandartinė situacija geriausiai parodo bendradarbiavimo kokybę
Didžioji dalis reguliaraus importo ilgainiui tampa gana monotoniška. Atvyksta pažįstamos prekės, naudojami įprasti dokumentai, procesas kartojasi. Tokiomis sąlygomis skirtumas tarp paslaugų teikėjų gali būti beveik nepastebimas.
Daug daugiau paaiškėja atsiradus naujai prekei, neįprastam sandoriui ar trūkstamai informacijai. Geras partneris tokioje situacijoje ne tik praneša, kad „trūksta dokumentų“, bet ir aiškiai paaiškina, kokios informacijos reikia iš kliento.
Verslui tai sutaupo laiko. Pirkimų vadybininkas gali konkrečiai kreiptis į tiekėją, užuot persiuntinėjęs neaiškius klausimus pirmyn ir atgal. Tarptautinėje prekyboje, kur tarp šalių dar gali būti kelių valandų laiko skirtumas, vienas tiksliai suformuluotas laiškas kartais sutaupo visą darbo dieną.
Dideliam importuotojui reikia ne daugiau chaoso, o daugiau standartizacijos
Didėjantis siuntų skaičius savaime neturėtų reikšti, kad muitinės formalumams reikia proporcingai daugiau vadybininkų ir elektroninių laiškų. Tam tikra darbo dalis gali būti standartizuojama. Pasikartojančių prekių informacija kaupiama, tiekėjams pateikiami aiškūs reikalavimai, o dokumentų perdavimo tvarka tampa vienoda.
Tai naudinga ir pačiam muitinės tarpininkui. Gavęs nuoseklius duomenis jis gali greičiau suprasti siuntą ir lengviau pastebėti, kai kažkas skiriasi nuo įprasto proceso.
Vis dėlto standartizacija neturėtų virsti automatiniu senų duomenų kopijavimu. Nauja produkto versija, kitas tiekėjas ar pasikeitusios sandorio aplinkybės gali reikšti, kad informaciją reikia peržiūrėti iš naujo. Geras procesas padeda pasikartojančius darbus atlikti efektyviau, bet nepanaikina poreikio pastebėti išimtis.
Augant tarptautinei prekybai muitinės tarpininkai verslui tampa vertingiausi ne tada, kai paskutinę minutę reikia išgelbėti užstrigusį krovinį. Didesnę naudą duoda nuoseklus darbas, kai produktų informacija sutvarkyta, tiekėjai žino dokumentų reikalavimus, o muitinės etapas įtrauktas į bendrą logistikos planą. Tuomet didesnis importo kiekis nebūtinai reiškia daugiau problemų – tiesiog atsiranda daugiau siuntų, kurios juda pagal jau pažįstamą ir veikiančią tvarką.